D'innombrables documents encombrent vos tirroirs et vos placards. Lesquels jeter, quoi conserver, combien de temps ? À détruire après lecture ou à conserver en coffret de sûreté ? Méthodes et conseils d'un professionnel du renseignement (c'est-à-dire un archiviste).

0ù se trouve votre photo de fin d'études ? Votre contrat de location d'auto ? Votre certificat de naissance ? Votre police d'assurance vie ?

« On réalise que les gens négligent leurs archives, au détriment de leurs droits », observe François David, archiviste à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Difficile de faire valoir la garantie de trois ans sur son frigo si on n'a conservé aucune preuve d'achat...

BAnQ reçoit de fréquentes demandes concernant la conservation des documents personnels. Lesquels conserver ? Combien de temps ? Certains ont une importance juridique ou pratique, d'autres une valeur avant tout sentimentale. Plusieurs de ces documents sont des jalons dans la vie de la famille.

« Si on sensibilise les gens à la préservation de leur patrimoine, on va peut-être sauver une partie de la mémoire du Québec », poursuit François David. Il estime que chaque maisonnée devrait détenir une « boîte familiale », où sont conservés et préservés les souvenirs et la petite histoire de la famille. Elle pourra être transmise d'une génération à l'autre. « Souvent les jeunes ne savent pas quel métier faisait leur grand-père », déplore l'archiviste.

Comment conserver ses documents ? « Surtout pas dans la salle de chauffage ou au grenier », prévient-il. Le papier agit comme une éponge, absorbe et rejette l'humidité avec les variations de température. II faut préserver les documents du soleil et de la poussière, et éviter les trombones et les élastiques.

Pour protéger les documents les plus précieux et qui seront conservés à vie, on peut trouver dans les papeteries spécialisées des chemises et des boîtes d'archivage, sans résidu acide, au pH neutre. Mais pour la plus grande partie, une boîte de carton ordinaire fera l'affaire. On peut bien sûr se procurer un classeur métallique à tiroirs. Mais «si on applique nos règles, les documents peuvent tenir dans trois ou quatre boîtes rangées dans un placard. », assure François David.

Il s'agira ensuite de faire l'entretien régulier de notre système de classement. « Chaque fois qu'on reçoit un relevé bancaire, on l'ajoute dans la chemise et on enlève le plus ancien », indique l'archiviste. On maintient ainsi sans effort nos dossiers à une épaisseur raisonnable : « L'espace occupé est toujours le même », dit-il.

On peut également profiter de la préparation de la déclaration de revenus annuelle pour faire le ménage de ses dossiers. Le principe consiste à se donner une échéance fixe et régulière.

Le numérique passe, les souvenirs demeurent
De plus en plus de factures sont envoyées par voie électronique. Les déclarations de revenus sont préparées avec un logiciel spécialisé enregistrées dans notre ordinateur.

On recommande habituellement de faire des copies de sécurité sur CD. Mais pour François David « la meilleure solution est encore de faire des copies sur papier, pour certains documents qui ont une valeur juridique et financière importante ».

Il manifeste la même prudence à l'égard des photos : il y a de meilleures chances qu'une photo traverse le temps sous sa forme traditionnelle qu'en version électronique. Les supports et les technologies numériques passent plus vite que les souvenirs.

À BAnQ, d'ailleurs, on conserve les originaux des documents, on les enregistre sur microfilms et on numérise ceux-ci. « C'est porter la ceinture et les bretelles », reconnaît François David. « On est conservateur. » Normal : c'est leur métier, de conserver.

VOTRE MISSION

Marc Tison

Les instructions sont simples. Vous devez regrouper les documents par catégorie, éliminer ceux qui sont périmés ou inutiles et classer les autres dans des chemises soigneusement marquées.

Pour guider les décisions, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) vient de publier A l'abri de l'oubli, petit guide de conservation des documents personnels et familiaux - le manuel du parfait agent de renseignement, en quelque sorte.

Il propose un système en 12 thèmes, que nous reprenons ici. Mais bien sûr, il est préférable qu'un système s'adapte à vos besoins plutôt que l'inverse.

1. HISTOIRE ET GÉNÉALOGIE
Vous souhaiterez conserver les documents qui relatent votre passé ou celui de votre famille - recherche généalogique, photocopies d'actes anciens en provenance de l'état civil ou de notaires, journaux personnels.

De la même façon, classez soigneusement les bulletins et relevés de notes, les dessins d'enfant. Vous ne voudrez peut-être pas garder l'oeuvre complète, mais bien les dessins les plus marquants, les plus touchants.

Derrière les photos les plus significatives, inscrivez le nom des gens qui y figurent, et indiquez la date, même si cela vous semble une évidence. « Une photo récente sera vieille dans 50 ans », rappelle François David, archiviste à BAnQ.

2. ÉTAT CIVIL, CITOYENNETÉ, DOCUMENTS OFFICIELS
Il faut conserver toute sa vie les certificats de naissance, les actes de décès.

De même, conservez contrats de mariage ou d'union de fait, règlement de divorce, testaments et mandats en cas d'inaptitude. BAnQ recommande de garder à vie les carnets de santé, « car ils renferment des renseignements sur vos antécédents médicaux », ainsi que les passeports.

Et bien sûr, vous devez conserver votre permis de conduire tant qu'il n'est pas remplacé.

3. LOISIRS ET VOYAGES
Les contrats d'abonnement à une activité sportive ou culturelle seront conservés aussi longtemps que dure cette adhésion.

Mais on peut garder en permanence les souvenirs qui revêtent une importance particulière : billets, itinéraires de voyage, etc.

4. RELATIONS FAMILIALES ET SOCIALES
Vous pouvez conserver les invitations, avis de mariage, de naissance, de décès qui marquent des étapes significatives danss la vie de votre famille. Pour ce qui concerne votre correspondance et les cartes de souhait, François David suggère de ne préserver que les pièces importantes à vos yeux - celles qui les ont mouillés,- par exemple.

5. ÉTUDES ET PERFECTIONNEMENT
BAnQ recommande de conserver toute votre vie vos diplômes, certificats et autres attestations d'études, mais également les relevés de notés.

A titré de souvenirs, peut-être souhaiterez-vous préserver certains travaux et notes de cours.

Les relevés de prêts et de bourses devront être conservés aussi longtemps que vous ne serez pas libéré de vos obligations.

6. EMPLOIS
Question de ne pas perdre le fil, conservez la dernière version de votre curriculum vitae; jusqu'à ce, qu'une nouvelle étape de votre carrière y ajoute un paragraphe.

Même principe pour les contrats de travail, que vous conserverez pour la durée de l'emploi.

7. LOGEMENT ET BIENS IMMOBILIERS
Les baux et leurs modifications : conservez tous les documents tant que vous demeurez au même endroit. Vous pourrez y faire référence au moment de la hausse du loyer.

Conservez de façon permanente les contrats d'achat et de vente de propriété, de même que les plans et dessins architecturaux de votre résidence. Faites de même avec les factures des travaux qui l'ont modifiée substantiellement.

Pour leur part, les factures de réparation et d'entretien doivent être conservées tant qu'on demeure propriétaire de la maison. Si on veut la vendre, comment, autrement, faire la preuve que la toiture a été refaite il y a 10 ans ? demande François David.

Conservez les quittances de taxes pendant trois ans. Les contrats d'assurance habitation doivent être gardés tant qu'une nouvelle police ne les remplace pas.

8. BIENS MOBILIERS
Conservez les certificats de garantie de vos meubles et appareils tant qu'ils sont valides et les modes d'emploi tant que vous en serez propriétaire. François David donne un exemple fort plausible de l'utilité de cette précaution : « II faut changer l'heure de l'appareil et on ne se souvient plus comment. »

Les factures seront souvent indispensables pour faire valoir une garantie. Stéphanie Poulin, responsable des services juridiques à Option consommateurs, recommande de conserver trois ans les factures, relevés bancaires et documents similaires : « La prescription générale est de trois ans dans les actions civiles et le droit personnel », rappelle-t-elle.

Problème : certaines factures sur papier thermique s'effacent en quelques mois. Par précaution, Alexandre Royer, porte-parole du Bureau d'assurance du Canada, suggère de faire une photocopie ou une numérisation des factures les plus importantes.

9. SERVICES PROFESSIONNELS ET ENTREPRISES DE SERVICE
BAnQ recommande de conserver les factures d'électricité, de téléphone, de gaz, de câblodistribution et de tout autre service pendant trois ans.

Dans le cas des factures de soins de santé, de médicaments et des autres frais déductibles à des fins fiscales, conservez les reçus pendant six ans.

10. REVENUS, ÉPARGNE ET PLACEMENTS
Gardez les déclarations de revenus et toutes les pièces justificatives pendant six ans.

Vous voulez conserver vos anciennes déclarations comme rappel de votre parcours professionnel ? François David suggère de n'archiver que le formulaire principal, pour un seul ordre de gouvernement.

Gardez également pendant six ans vos bordereaux de paie, les relevés de prestations de la Sécurité de la vieillesse, les documents relatifs aux allocations familiales et paiements aux enfants. Même délai pour les documents d'assurance emploi, une fois toutes les réclamations réglées.

Les relevés de cotisations au REER ou au REEE doivent être conservés « pour la durée de la cotisation et jusqu'au règlement de toutes les réclamations », rappelle BAnQ.

Les relevés de placements doivent être conservés aussi longtemps qu'ils ne sont pas encaissés. Conservez les contrats d'assurance vie jusqu'au règlement de toutes les réclamations.

11. PRÊTS
Tous les documents relatifs à un emprum hypothécaire, un prêt personnel et à une marge de crédit doivent être conservés tant que la dette n'est pas acquittée ou qué la marge n'est pas fermée.

Les quittances de dettes devront pour leur part être préservées six ans à compter du dernier paiement.

12. OPERATIONS BANCAIRES
Enfin, BAnQ recommande de conserver pendant six ans les relevés des opérations bancaires et électroniques. Même programme pour les chèques et chéquiers. Par contre, l'organisme suggère de ne garder que les trois derniers relevés mensuels de cartes de crédit.

Marc Tison

Comment organiser vos documents ? Le planificateur financier Jean Dupriez a mis au point au fil des ans une méthode de classement qu'il présente dans son ouvrage Le classement des documents personnels.

Il suggère une classification en quatre thèmes : identité, finances, biens et possessions, événements et divers.

Chacun de ces thèmes se subdivise.

Identité : état civil, santé, formation.

Finances : opérations, assurances, capital er retriate.

Biens et possessions : équipements, résidence.

Événements et divers : événements, documentation, divers.

Selon les besoins, chaque catégorie pourra être subdivisée en sous-sections, chacune ayant droit à sa chemise. La catégorie résidence, par exemple, pourra inclure les sous-sections titres de propriété, taxes foncières, règlements de copropriété...

Pour agrémenter le classement et regrouper les catégories, M. Dupriez suggère un classement en quatre couleurs, une pour chaque thème principal. Des onglets colorés faciliteront le repérage visuel.

Il propose en outre une numérotation étagée. Par exemple, la sous-section taxes foncières pourrait porter le numéro 3.2.2 (3.Biens et possessions/2.Résidence/2.Taxes foncières).

Complexe ? Peut-être... Mais l'auteur assure que ce type de numérotation « permet de prendre d'excellentes habitudes de classement et de gagner beaucoup de temps quand il s'agit de retrouver un document ».

Marc Tison

Pour dresser l'inventaire de vos biens assurés, le meilleur outil - gratuit en plus ! - est probablement le formulaire proposé sur le site www.infoassurance.ca

Il sert à définir les besoins d'assurance et, en cas de sinistre, il permet de savoir plus rapidement ce qui a été endommagé, perdu, volé », résume Alexandre Royer, porte-parole du Bureau d'assurance du Canada (BAC).

Le BAC recommande de documenter nos possessions avec des photos ou vidéos de chacune des pièces de l'appartement. « À l'ère numérique, il est très facile ensuite d'archiver ces photos ou vidéos sur un support numérique, un CD par exemple », indique M. Royer.

Sinon, factures, certificats de garantie, modes d'emploi feront la preuve qu'on possédait les biens assurés.

On pourra faire la mise à jour de l'inventaire et des documents visuels au moment d'un déménagement, à l'occasion du réaménagement d'une pièce, après l'achat de nouveaux appareils électroniques.

« On recommande d'assembler ces documents et de les garder à l'extérieur de la maison », insiste M. Royer.

Faut-il investir dans un coffret de sûreté, ou acheter un coffre à l'épreuve du feu pour la maison ? Pas nécessairement. Les copies de ces documents peuvent être conservées au travail ou confiées à une personne de confiance, rappelle M. Royer. Pour sa part, Jean Dupriez, auteur du guide Le classement des documents personnels, recommande néanmoins le coffret de sûreté pour les inventaires d'objets, les testaments et contrats de mariage, les actes d'achat de propriété.

Votre nouvelle flamme insiste pour convoler en justes noces et vous ne pouvez mettre la main sur votre jugement de divorce, probablement mal rangé ?

Tout n'est pas perdu. Vous pourrez en retrouver copie dans un des neuf centres d'archives de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

Répartis dans les diverses régions de la province, chacun recueille les archives de l'administration publique, des tribunaux, des notaires, de l'état civil, depuis le régime français.

À Montréal, le Centre d'archives est situé au 535, avenue Viger Est, dans le bel édifice de style beaux-arts qui a d'abord accueilli l'École des hautes études commerciales, en 1910.

Derrière le vieil immeuble, un cube grisâtre de quatre étages, semblable à un énorme coffre-fort, contient et préserve des kilomètres de rayons de documents. L'archiviste François David y voit une analogie avec la boîte dans laquelle vous conservez vos plus précieux souvenirs de famille.

Nous guidant dans un des 20 magasins de conservation, il saisit un classeur de plastique sur un rayon, y prend une chemise et l'ouvre : les feuillets jaunis relatent le procès pour meurtre de Jean-Baptiste Touchon, en 1746. Un petit pan d'histoire...

Découvrir qu'on a un ancêtre meurtrier, « ça peut surprendre », reconnaît François David. Mais d'autres chercheurs apprendront avec ravissement qu'ils descendent en droite ligne d'un brasseur établi dans le Vieux-Montréal, et entreprendront aussitôt une recherche théorique et pratique sur l'art brassicole à l'époque de la Nouvelle-France. « Certaines personnes viennent ici depuis 10 ou 15 ans », indique M. David.

Car vous pouvez, vous aussi, vous rendre à un centre d'archives et enquêter sur l'histoire de votre famille. « Les gens sont intimidés, pensent que ce n'est que pour les érudits, déplore François David. Mais il y a des outils, des gens sur place pour les aider. »

Dans une salle de lecture haute de quatre étages, bordés de galeries aux planchers de verre - d'origine ! -, une dizaine de visiteurs consultent les ouvrages de référence qui les guideront vers les documents pertinents, souvent sur microfilms.

Ceux-ci pourront ensuite être parcourus sur des visionneuses branchées à des ordinateurs. Le chercheur peut ainsi enregistrer le document qui l'intéresse sur sa clé USB.

De plus en plus de documents anciens sont numérisés. Dans une salle de transfert, c'est l'opération que la technicienne en documentation Sylvie Desroches effectue sur un congé de traite de fourrures accordé en 1744 par le marquis de Beauharnois, gouverneur de la Nouvelle-France. « Nous avons permis aujourd'hui à Dominique Godet de partir de cette ville avec un canot équipé de cinq hommes... » peut-on lire sur le document. Encore un pan d'histoire...

Bien sûr, les archives s'enrichissent avec chaque année qui s'ajoute au passé. Dans son bureau, l'archiviste Marthe Léger répertorie et classe les documents nouvellément arrivés, publics ou privés. Sur une étagère, des classeurs en carton contiennent une partie du fonds Jacques Parizeau, dont elle espère avoir terminer le classement à la fin de l'année. « Même à 15 ans, il écrivait voit superbement bien », constate-t-elle. Un futur pan d'histoire...

Et c'est ainsi que les actes notariés, registres, documents historiques sont conservés pour la postérité, y compris votre jug-ment de divorce... si vous l'étiez véritablement. « Il y a des gens qui ont appris qu'ils n'étaient pas divorcés, relate François David : le jugement n'avait jamais été rendu ! »